TENGGARONG,suarabalikpapan.com – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) kembali menegaskan urgensi penyelamatan arsip daerah sebagai langkah strategis dalam menjaga memori kolektif pemerintahan.
Hal ini disampaikan dalam kegiatan koordinasi pengelolaan arsip yang berlangsung di Ruang Rapat Dinas Perkebunan Kukar pada Selasa, 20 Mei 2025. Kegiatan tersebut merupakan tindak lanjut atas penggabungan sejumlah Perangkat Teknis (PT) yang berdampak pada pengelolaan arsip instansi.
Varia Fadillah, Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip (P2A) Diarpus Kukar, menekankan bahwa setiap perubahan struktur organisasi harus dibarengi dengan penanganan arsip yang serius.
“Penggabungan ini menuntut perhatian khusus terhadap penyelamatan arsip terdampak. Hal ini sesuai amanat UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan PP Nomor 28 Tahun 2012 sebagai aturan pelaksananya,” jelas Varia.
Pengelolaan Arsip Tak Bisa Lagi Asal-asalan
Menurut Varia, praktik pengelolaan arsip pada masa lalu banyak yang tidak sesuai standar. Arsip hanya disimpan dalam kardus dan berpindah-pindah tempat tanpa sistem. Akibatnya, banyak dokumen penting rusak atau hilang.
Kini, dengan regulasi yang lebih ketat, pengelolaan arsip wajib dilakukan secara sistematis dan profesional. Bahkan, ada sanksi pidana hingga lima tahun penjara dan denda maksimal Rp500 juta bagi pihak yang lalai dalam pengelolaan arsip.Salah satu langkah konkret yang dilakukan Diarpus Kukar adalah mendorong pemindahan arsip dinamis—baik aktif, inaktif, penting, rahasia, hingga tertutup—ke Record Center. Lokasi ini dikelola di bawah tanggung jawab Sekretaris Dinas Perkebunan.
Pemindahan arsip dari Unit Pengelola Arsip (UPPA) ke Record Center dilakukan secara berkala, minimal sekali dalam setahun atau setiap enam bulan. Ibu Yuli, pejabat yang menangani proses ini, bertanggung jawab memastikan arsip tersimpan aman dan tidak mengalami kerusakan, kehilangan, atau risiko kebakaran.
Sejak tahun 2012, kebijakan pengelolaan arsip daerah di Kukar telah diterapkan dan terus diperkuat melalui pembinaan kepada seluruh unit kerja. Varia berharap seluruh perangkat daerah berkomitmen mengelola arsip sesuai ketentuan agar warisan informasi pemerintah daerah tetap terjaga.
“Kami sangat mengapresiasi dukungan semua pihak dalam upaya penyelamatan arsip sebagai bagian dari sejarah dan identitas daerah,” tutupnya.(adv).
Diarpus Kukar Tekankan Pentingnya Penyelamatan Arsip Daerah Pasca Penggabungan Perangkat Teknis
