BONTANG,suarabalikpapan.com–Salah satu tugas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bontang (DPK Bontang) adalah memberikan layanan peminjaman arsip. Masyarakat diberikan kesempatan untuk meminjam arsip yang dibutuhkan. Meskipun begitu, tidak semua arsip boleh dipnjamkan atau dipublikasikan. Hal ini mengacu pada Peraturan Wali Kota Bontang Nomor 37 Tahun 2019 Tentang Pedoman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis.
Kepala Bidang Kearsipan DPK Bontang, Nurbaena menuturkan layanan peminjaman arsip merupakan program yang telah pihaknya siapkan guna membantu kebutuhan referensi masyarakat. Dirinya menjelaskan syarat bagi masyarakat jika ingin meminjam (Pengguna) arsip yang ada. Pertama, setiap pengguna mesti menyiapkan data pribadi dan permohonan beserta alasan peminjaman dokumen. Kemudian persyaratan tersebut diserahkan kepada petugas dan pengguna wajib mengisi buku tamu. Setiap pengguna akan diminta menunggu sembari petugas mencarikan arsip yang dibutuhkan.
“Silahkan datang ke DPK bawa persyaratan yang ditentukan nanti akan dilayani sama petugas kami, setelah itu akan dikabari arsip tersebut tersedia atau tidak dalam daftar kami (Daftar Arsip),” ujarnya. Selain memberikan layanan peminjaman dengan sistem baca di tempat, DPK juga memberikan layanan penggandaan. Layanan ini dimaksudkan jika pengguna memerlukan salinan terhadap arsip yang dibutuhkan. Setiap salinan arsip yang akan diberikan kepada pengguna harus terlebih dahulu mendapat izin dari pejabat terkait DPK Bontang. Salinan arsip yang sudah mendapatkan izin, kemudian diserahkan petugas kepada pengguna.
“Penyerahan salinan Harus disertai dengan penandatanganan tanda terima,” ungkapnya.
Arsip memiliki karakteristik Autentik, Legal, Unik, dan Terpercaya. Oleh karenanya, arsip merupakan sumber informasi yang dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan karakteristik yang melekat pada arsip. Maka tidaklah salah jika arsip dikatakan memiliki peranan yang sangat penting bahkan vital dalam aspek kehidupan perorangan, organisasi, maupun dalam kehidupan berbangsa dan bernegara.
“Arsip memiliki karakteristik Autentik, Legal, Unik dan Terpercaya, mudahan ini diIlhami semua staf kami,” pungkasnya.(sb-02/adv/dpk-kaltim)
